Calderas Growth · Diagnóstico interno

Mapa de procesos BPMN

Base de referencia propia antes de auditar procesos de clientes — Ventas · Marketing · Fulfillment · Administración

Alcance: desde contacto (inbound/outbound) hasta firma de contrato 4 carriles 2 compuertas
Prospecto / Cliente Agente WhatsApp / n8n Tomi Ventas CRM Airtable inicio · inbound ve contenido / escribe primero inicio · outbound recibe llamada en frío Agenda cita en Calendly Asiste a llamada de diagnóstico Recibe entregable + cotización Responde y califica lead × ¿Encaja ICP? Envía link Calendly por WhatsApp Descarta / marca nutrición Llama en frío / contacta outbound Realiza llamada de diagnóstico (pagada) Arma entregable Notion + cotización implementación × ¿Cierra? Envía contrato para firma fin → pasa a Fulfillment Registra lead + fuente (in/outbound) Estado → "Agendado" Estado → "Diagnóstico realizado" Estado → "Ganado" / "Perdido" sí no sí no → nutrición
Cómo leerlo Línea sólida = flujo principal del proceso. Línea punteada = actualización/sincronización de estado (no bloquea el flujo, corre en paralelo). Las dos entradas (inbound arriba, outbound abajo en el carril de Prospecto) confluyen antes del agendamiento. La compuerta "¿Cierra?" es el punto de mayor fuga — vale la pena medir tasa de conversión ahí específicamente.
Alcance: desde ideación de video hasta publicación y estar al día en LinkedIn 3 carriles 1 compuerta
Ideación Tomi Producción Grabación / edición Publicación LinkedIn inicio detecta tendencia / tema del nicho Define ángulo + hook del post Escribe guion / estructura Graba video / crea recurso visual Edita (Canva / herramienta batch) Redacta copy final (voz de marca) × ¿Aprueba? Programa / agenda en calendario semanal Publica en LinkedIn Responde comentarios / interacción primeras horas fin al día en LinkedIn sí no → ajustar copy
Cómo leerlo Es lineal en su mayoría — el único punto de decisión real es la autoaprobación del copy antes de publicar. Si en la práctica no hay revisión formal, puedes quitar esa compuerta y dejarlo 100% secuencial; queda tal como lo tienes hoy.
Alcance: desde fin de llamada de propuesta hasta entrega de implementación 3 carriles 2 compuertas
Tomi Diagnóstico Tomi Implementación Cliente inicio termina llamada de propuesta Estado → "Diagnóstico" Realiza auditoría de procesos (BPMN) Arma roadmap + cotización técnica × ¿Aprueba cliente? Estado → "Implementación" Configura infraestructura (VPS/n8n) Construye agente / automatización Prueba interna (QA) × ¿Pasa QA? Recibe demo / capacitación Aprueba entrega final Estado → "Entregado" fin → pasa a Admin (facturación) sí no → ajustar propuesta sí no → corrige y repite
Cómo leerlo Dos compuertas de retrabajo: si el cliente no aprueba la cotización, vuelve a "Arma roadmap"; si falla QA, vuelve a "Construye agente". Estas dos son las más importantes de medir en tu propio negocio — cuánto tiempo/dinero cuesta cada ciclo de retrabajo es justo el tipo de dato que luego vas a buscar en los procesos de tus clientes.
Alcance: costos, facturación, ingresos, egresos, estado de clientes 2 carriles 1 compuerta
Tomi Admin Registro Libro ingresos/egresos inicio proyecto entregado / costo generado Calcula costo real (hosting, herramientas) Genera factura / cotización formal Envía factura al cliente × ¿Pago local o internacional? Cobra vía Bancolombia Cobra vía Wise Business (ACH) Registra ingreso en libro contable Concilia contra costos del proyecto Actualiza estado de cliente (pagado/pendiente) fin local intl.
Cómo leerlo La compuerta de local vs. internacional refleja que usas rieles distintos según el cliente. Todo confluye en el mismo registro contable — ahí es donde vive tu estado real de ingresos/egresos por cliente.
Alcance: gestión de nómina (Tomi y su papá) 1 carril 0 compuertas
Tomi Admin inicio cierre de período (quincena/mes) Revisa ingresos disponibles del período Define monto a retirar (Tomi / papá) Registra retiro en libro contable fin
Cómo leerlo Este es el más simple porque hoy es informal (solo ustedes dos). Vale la pena tenerlo dibujado igual — cuando audites nómina de un cliente con más empleados, vas a necesitar carriles adicionales (RRHH, Contabilidad) que aquí no existen todavía.
Alcance: reportes diarios de prospección (entrantes, agendados, etc.) 2 carriles 0 compuertas
CRM Airtable Tomi Admin inicio fin del día Cuenta leads nuevos del día Cuenta citas agendadas Cuenta diagnósticos realizados / cierres Revisa métricas consolidadas Compara vs. día(s) anterior(es) Registra hallazgos / ajustes a hacer fin
Cómo leerlo Este proceso es el que conecta directamente con tu tarea automatizada de prospección — si ya tienes ese flujo corriendo en n8n/Airtable, este reporte diario podría automatizarse casi por completo en vez de revisarlo a mano.